課題の洗い出しと解決方法を考える
やりたくない作業ランキング
会長の仕事の効率化を図るため、まずは自分が何をやりたくないのか、何から楽になりたいのかを書き出してみました。
- 保育園とのやりとり
- 集計作業
- 保護者とのやりとり
- 引継ぎ資料の確認・管理
ああ！やりたくない！
考えただけでイライラする！
ひとつひとつ見ていきますね。
保育園とのやりとり
第1回でも書いた通り、保護者会役員から保護者へ何らかのアクション（会報発行、保護者会行事への参加希望調査など）を取りたいときに、いちいち先生を通さないといけない仕組みになってしまっています。
これは保護者会役員からのアクションが【プリント】という紙媒体を前提としていた過去の時代においては、印刷や各家庭への配布など、先生の手を借りなければできなかったからです。
でも、時はすでに2022年。
世間でペーパーレス化と言われ始めてからもう10年近くたっています。
保護者会だって、ペーパーレスにすることで先生の手を借りずにやりきることができるはずです！
集計作業
先生に印刷してもらったプリントを、先生に配ってもらって、返ってきたら先生に回収してもらって、先生から受け取って、家に持ち帰って1枚1枚確認して集計、表にまとめて‥。
あ”～～～～～～～～～～～!!!
絶っっっ対、やりたくない！！！！！！
絶対に、紙を使わないやり方があるはず！！！！！！！
保護者とのやりとり
そんなに頻度はありませんが、提出物の件や役員希望調査の件などで保護者会役員から、保護者に直接連絡を取りたいときも発生します。
そんなとき、どうするかというと‥
登園・退園時を狙ってその保護者を待ち伏せするのです！
それか、先生か、その保護者の知り合いを見つけて連絡先を渡してもらうように頼む。
原始時代かよ‥。
保育園なので保護者同士のつながりなどほぼなく、同じクラスでも知らない人だらけです。
個人情報なので、先生からその保護者の連絡先を直接教えてもらうことはNGです。
そんな中で、待ち伏せ、他人頼みの方法で直接連絡を取るなんて至難の業。
というか‥めんどくせ～～～～～～～！！！
引継ぎ資料の確認・管理
善意で長年に渡り運営されてきた保護者会。
引継ぎはなんと、口頭あるいは役職ごとに存在するらしいUSBの授与。
全体に共有などされない（する術がない）、一子相伝スタイルです。
USBの中なんて、毎年毎年ぶち込まれてきたであろう秩序のないデータ群。
どれが最新？そもそもなんのデータ？
新役員になり、なにか問題が発生したら、解読作業から始まります。
これは‥やばいぞ‥。
よく今までやってきたな。
やりたくないけど、情報を共有する仕組みづくりが必要です。やりたくないけど。
仕組み作りが必要だ！
やりたくないことランキング第1位から4位までを挙げました。
書き出すことで頭の中がすっきりして、「非常にやりたくない」という気持ちがクリアになると同時に、「解決のために何かやらねばならない」と強く感じました。
具体的には、
- 保護者会役員だけで完結できる発信作業
- 手作業を極力減らす効率化
- クラウドサービスを利用したデータ共有
ここまで頭が働いたところで、ネットを徘徊しながら、この後どうしたらいいかひらめきました！
どんなサイトを参考にしたのかなどを書けたらいいんですが、それももうわからないくらい、ネットを徘徊しました。笑
答えを先に言ってしまうと、GoogleアカウントとLINE公式アカウントを利用したらよさそうです。
もしかしたらもっといい方法があるのかもしれないけど、私はもうこの2つの方法で突き進むことにしました。
次回予告
と、今回は課題の確認と具体的な解決策のひらめきまでを書きました。
次回からは、具体的な手法をひらめいた私が行動を実行に移す前にやったことを書きたいと思います。
コミュ障の私がどのようにして、この手法をほかの役員や先生に認めさせたのか‥。
またぜひ見てくださいね。
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